HR и внутренние сервисы

HR-ассистент

Отвечает сотрудникам про отпуска, справки, льготы, ДМС и внутренние процедуры — по действующим документам компании и с учётом роли, юрлица и графика. Если нужен не ответ, а действие, ассистент сразу заводит заявку в кадровый процесс и доводит её до подписанного документа.

−70% типовых обращений в HRответ за минуту вместо двух днейокупаемость 5–7 месяцев

Рассчитать на моих цифрах Экономика решения

Схема работы решения «HR-ассистент» — HR и внутренние сервисы · событие → проверка → действие
**HR-ассистент**
Иллюстрация показывает рабочий контур направления; конкретные шаги и интеграции разобраны ниже.

Проблема

Как это выглядит без автоматизации

Кадровая служба крупной компании половину рабочего дня работает справочным бюро. Одни и те же вопросы про остаток отпуска, порядок оформления отгула, лимит по ДМС и справку для банка приходят из чатов, почты, по внутреннему телефону и через руководителей — и каждый раз человек ищет ответ в тех же самых документах. Сотрудник при этом ждёт, а на производстве и в смене ждёт молча, потому что дозвониться в отдел кадров с 9 до 18 он физически не может.

Кадровик отвечает на вопрос, ответ на который уже написан

Порядок предоставления отпуска описан в положении, лимиты ДМС — в договоре со страховой, доплаты — в положении об оплате труда. Но сотрудник не пойдёт искать пункт 4.7 на портале: он напишет в чат. При 1 500–2 000 обращений в месяц это сотни часов пересказа собственных регламентов.

Ответ зависит от того, кого спросили

У разных юрлиц, филиалов и графиков правила отличаются: вахта, сменный цех и офис получают разные ответы на один и тот же вопрос. Кадровик по памяти отвечает по правилам того подразделения, с которым работает чаще. Ошибка всплывает через месяц — в виде спора, перерасчёта или жалобы в трудовую инспекцию.

Справку заказывают ногами

Справка о доходах, копия трудовой, справка для визы или для банка — заявка лично или по почте, срок от одного до трёх рабочих дней, потом второй визит за бумагой. Для сотрудника это отпрошенный час, для компании — 300–400 таких обращений в месяц и очередь в одно окно.

Вопросы вне графика HR не решаются вообще

Ночная смена, вахта, водители в рейсе, продавцы в выходные — их обращения копятся до утра понедельника. Часть вопросов к этому моменту теряет смысл, часть превращается в конфликт с руководителем, а сотрудник делает вывод, что компании до него нет дела.

Во что это обходится: 1 350 типовых обращений в месяц × 9 минут работы кадровика × 700 ₽/час ≈ 142 000 ₽ + те же обращения × 15 минут ожидания и переписки со стороны сотрудника × 600 ₽/час ≈ 202 000 ₽. Около 344 000 ₽ в месяц уходит на разговоры, ответы на которые уже утверждены и лежат в ваших же документах.

Что мы строим

Возможности системы

Мы собираем ассистента, который знает внутренние правила компании и знает, кто именно спрашивает. Он отвечает не общими словами, а со ссылкой на действующий пункт положения, подставляет личные данные из кадровой системы (остаток отпуска, стаж, подразделение) и, если вопрос требует действия, заводит заявку в кадровый процесс и ведёт её до результата. Чего нет в утверждённых документах — ассистент не сочиняет, а передаёт кадровику вместе с контекстом.

Отвечает по действующей редакции документов

Ответ строится по вашим ПВТР, положениям об отпусках, командировках, оплате труда и договору ДМС — с указанием документа и пункта. Обновили положение — ассистент отвечает по новой редакции с того же дня, без переобучения и правки сценариев.

Учитывает роль, юрлицо и график

Один и тот же вопрос про доплату за работу в выходной получает разные ответы у офисного сотрудника, вахтовика и продавца в регионе. Ассистент определяет сотрудника по учётной записи или табельному номеру и применяет правила его подразделения и юрлица.

Показывает личные данные, а не среднее по компании

Остаток отпуска на дату, стаж, дата ближайшей выплаты, статус заявления, лимит по ДМС — берутся из 1С:ЗУП или HRM в момент вопроса. Сотрудник получает свою цифру, а не ссылку на общий регламент.

Заводит заявку в кадровый процесс

Справка, заявление на отпуск, отгул, смена реквизитов или фамилии — ассистент собирает недостающие поля прямо в диалоге, создаёт заявку в кадровой системе и ставит её в очередь исполнения. Дальше сам сообщает статус и отдаёт готовый документ.

Признаёт незнание вместо догадки

Если в документах ответа нет или редакции противоречат друг другу, ассистент говорит об этом прямо и переводит вопрос на кадровика вместе с историей диалога. Такой пробел попадает в отдельный журнал — по нему видно, какой регламент пора дописать.

Показывает HR, о чём на самом деле спрашивают

Все обращения кластеризуются по темам, подразделениям и юрлицам. Руководитель кадровой службы видит, что 18% вопросов — про перенос отпуска, а 9% — про оформление больничного, и правит регламент вместо того, чтобы отвечать вручную ещё год.

— Сколько у меня осталось отпуска и можно ли взять неделю с 15 сентября? — На 20 августа у вас 17 календарных дней. Неделя с 15 сентября по графику вашего участка свободна, согласование — у мастера смены. Оформить заявление? — Да. — Заявление на 15–21 сентября создано, номер 4412, ушло на согласование мастеру. Как согласует — пришлю на подпись в КЭДО. — И ещё справку о доходах за год, для банка. — Принял. Справка 2-НДФЛ за 2025 год будет готова сегодня до 17:00, пришлю сюда файл с подписью.

Как это работает

Путь одного события через систему

Каждый шаг оставляет след в журнале: любое решение системы можно открыть и проверить — что пришло, что проверено, что сделано.

Сотрудник пишет туда, где ему удобно

Telegram, внутренний мессенджер, корпоративный портал или виджет в кабинете сотрудника — один и тот же ассистент во всех каналах. Ставить отдельное приложение и заводить корпоративную почту цеху не нужно.

Система понимает, кто спрашивает

По учётной записи, SSO или табельному номеру определяются юрлицо, подразделение, должность, график и руководитель. Без опознания сотрудника ассистент не отвечает на вопросы с персональными данными.

Ответ ищется в действующих документах

Запрос идёт в индекс регламентов с фильтром по юрлицу и категории персонала. В ответ подставляется формулировка из документа и ссылка на пункт — проверить источник можно за десять секунд.

Личные факты берутся из кадровой системы

Остаток отпуска, стаж, статус заявления, дата выплаты запрашиваются у 1С:ЗУП или HRM в момент диалога. Ассистент читает данные строго того сотрудника, который задал вопрос, — это ограничено на уровне прав.

Если нужно действие — создаётся заявка

Ассистент дособирает поля, создаёт заявку на справку или заявление в кадровой системе, при необходимости отправляет документ на подпись в КЭДО и сообщает сотруднику каждый переход статуса.

Нетиповое уходит человеку, пробел — в журнал

Спорные, конфликтные и не покрытые документами вопросы передаются кадровику с расшифровкой диалога. Каждый такой случай попадает в еженедельный отчёт как задача на доработку регламента или сценария.

Пошаговое внедрение

Что происходит по неделям

Каждый этап заканчивается результатом, который вы видите и принимаете. Оплата привязана к приёмке, а не к обещаниям.

1-я неделя

Разбор потока обращений

Выгружаем переписку кадровой службы за 2–3 месяца: почту HR, чаты, тикеты в service desk. Кластеризуем темы, считаем частоту, среднее время ответа и трудоёмкость каждой группы. Отдельно помечаем то, что вообще не должно доходить до человека.

Карта обращений с долями и стоимостью по темам. Согласованный список того, что ассистент берёт на себя в первом контуре, и что сознательно остаётся людям.

2–3-я недели

Регламенты: источник правды и владельцы

Собираем действующие ПВТР, положения об отпусках, командировках, оплате труда, договор ДМС, инструкции по оформлению. Фиксируем редакции и владельца каждого документа, вычищаем устаревшие копии и подсвечиваем места, где два документа отвечают на вопрос по-разному.

Реестр документов с датами утверждения и ответственными. Список выявленных противоречий — по каждому HR принимает решение письменно, до запуска ассистента.

3–4-я недели

Роли, права и данные из кадровой системы

Строим ролевую модель: кто какие ответы видит по юрлицу, подразделению, графику и должности. Подключаем 1С:ЗУП или HRM на чтение остатка отпуска, стажа и статуса заявлений. Настраиваем журнал доступа: кто, когда и какие данные запрашивал.

Демонстрация на тестовых учётных записях: один и тот же вопрос от вахтовика, продавца и офисного сотрудника даёт три разных корректных ответа. Аудиторский журнал согласован с безопасностью.

5–6-я недели

Ассистент отвечает и умеет сказать «не знаю»

Индексируем документы, настраиваем поиск и формат ответа со ссылкой на пункт. Задаём границы: при отсутствии основания в документах ассистент отказывается отвечать и эскалирует. Прогоняем 150–200 реальных вопросов из выгрузки первой недели и разбираем каждую ошибку.

Замер точности на ваших же вопросах: доля верных ответов, доля корректных отказов, доля ошибок. Решение о переходе к заявкам принимается по этим цифрам, а не по впечатлению.

7–8-я недели

Заявки: справки, отпуска, КЭДО

Подключаем создание заявок в кадровой системе: справка о доходах, копия трудовой, заявление на отпуск и отгул, смена реквизитов. Настраиваем маршруты согласования с руководителем и отправку документа на подпись в КЭДО, уведомления о статусе.

Сквозной путь на пилотном подразделении: вопрос в чате превращается в заявку, заявка — в подписанный документ, сотрудник получает его в том же диалоге.

9–10-я недели

Пилот на подразделении, раскатка и сопровождение

Запускаем на 150–300 сотрудников, ежедневно разбираем диалоги, дописываем пробелы в базе. Затем раскатываем на всю компанию, собираем дашборд для руководителя HR и передаём процесс обновления документов вашему администратору. Дальше в рамках поддержки еженедельно смотрим журнал пробелов и обновляем индекс при смене редакций.

Ассистент в промышленной эксплуатации, дашборд по темам и подразделениям, инструкция для HR по самостоятельному обновлению базы. Доля закрытых без человека обращений растёт от месяца к месяцу, а не падает после запуска.

Экономика

Модельный расчёт: из чего складывается эффект

Не «до 90% экономии», а конкретная модель с вводными, которые можно оспорить и пересчитать под себя.

Профиль примерапроизводственно-торговая группа, 1 200 сотрудников, 4 площадки, 3 юрлица

Обращений в кадровую службу1 800 в месяц, из них типовых 75% (1 350)

Справок и выписок320 в месяц

Заявлений: отпуск, отгул, смена данных360 в месяц

Кадровое администрирование6 специалистов, час с налогами ≈ 700 ₽

Показатель	Сейчас	После внедрения
Типовых обращений доходит до кадровика	1 350 в месяц	≈ 400 (ассистент закрывает 70%)
Время ответа сотруднику	от 3 часов до 2 рабочих дней	меньше минуты в 7 случаях из 10
Получение справки	заявка лично, 1–3 рабочих дня, второй визит за бумагой	запрос в чате, подписанный файл в тот же день
Обращения смен, вахты и выездных сотрудников	копятся до утра понедельника	обрабатываются круглосуточно
Свободного времени кадровой службы	0	≈ 235 часов в месяц на КЭДО, воинский учёт и проверки

Денежный эффект+165 000 ₽/мес

Расходы на систему−57 000 ₽/мес

Окупаемость внедрения5 месяцев

Модельный расчёт. Экономия сложена из трёх измеримых кусков: 945 типовых обращений × 9 минут ≈ 99 000 ₽, 320 справок × 10 минут ≈ 37 000 ₽ и 360 заявлений × 7 минут ≈ 29 000 ₽ по ставке 700 ₽/час. Время самих сотрудников — ещё около 113 000 ₽ в месяц — в расчёт намеренно не включено, как и снижение риска перерасчётов и трудовых споров из-за ответа по неверной редакции документа. Перед договором пересчитываем модель на ваших фактических цифрах — и если она не сходится, честно говорим об этом.

Стоимость

Полная цена владения — три составляющие

Никаких скрытых платежей: внешние сервисы вы оплачиваете напрямую по своим договорам, мы не делаем наценку на чужие тарифы.

разово · по этапам 20/30/30/20

Внедрение

180 000 – 1 100 000 ₽

типовой проект: 540 000 ₽
срок: 6–10 недель
диагностика, разработка, интеграции, пилот
документация и обучение команды

ежемесячно · минимум 6 месяцев

Поддержка

30 000 – 90 000 ₽/мес

мониторинг и реагирование по SLA
исправление дефектов бесплатно
обновление сценариев и интеграций
ежемесячный отчёт о работе системы

Подробно про тарифы и SLA

по факту · напрямую поставщикам

Эксплуатация

по потреблению

Языковая модель для ответов по документам: 3 000–10 000 ₽/мес на 1 000 диалогов
Векторный индекс и хранение регламентов: 2 000–6 000 ₽/мес
SMS для сотрудников без мессенджера и корпоративной почты: 3–5 ₽ за сообщение
Лицензии HRM, КЭДО и портала: по тарифам ваших вендоров, мы их не перепродаём

От чего зависит итоговая цена

число юрлиц, филиалов и графиков: у вахты, сменного цеха и офиса разные правила по одному и тому же вопросу
состояние документов: есть утверждённые действующие редакции или сначала нужно навести порядок и снять противоречия
глубина интеграции с кадровой системой: типовая 1С:ЗУП с включёнными HTTP-сервисами проще сильно доработанной конфигурации
набор заявок в первом контуре: только справки или сразу отпуска, командировки, смена реквизитов и подпись в КЭДО
требования безопасности: облачная языковая модель или развёртывание в вашем контуре — это разный объём работ
число каналов: один Telegram или Telegram плюс портал, внутренний мессенджер и кабинет сотрудника

Что потребуется от вас

Участие заказчика

На диагностике достаточно обезличенных примеров. Боевые доступы — только после договора и NDA, через защищённые каналы.

01действующие редакции ПВТР, положений об отпусках, командировках и оплате труда, договор ДМС, инструкции по оформлению — в любом формате, хоть файлы на сетевом диске

02один человек со стороны HR с правом утверждать формулировки: 2–4 часа в неделю на время внедрения

03обезличенная выгрузка обращений за 2–3 месяца (почта кадровой службы, чаты, тикеты) — по ней строим карту тем и считаем эффект

04доступ к API кадровой системы на чтение остатка отпуска, стажа, подразделения и статуса заявлений — получаем вместе с вашим администратором

05решение по каналу и способу опознания сотрудника: SSO, табельный номер или привязка через кабинет сотрудника

06письменное согласование с безопасностью и юристами: какие данные ассистент вправе показывать сотруднику и что пишется в журнал доступа

Интеграции

С чем соединяем

Работаем с тем, что у вас уже есть. Если вашей системы нет в списке — скорее всего, подключимся через API: уточним на диагностике.

1С:ЗУП1С:Кабинет сотрудникаБОСС-КадровикWebsoft HCMHRlinkDirectum HRСБИСБитрикс24TelegramVK TeamsЯндекс 360Naumen Service Desk

Отраслевые сценарии

Как это решение работает в разных бизнесах

Производство →

Завод на 1 400 человек, три смены и вахтовый участок: у половины цеха нет корпоративной почты, вопросы решались через мастера и очередь в отдел кадров. Ассистент работает в Telegram по табельному номеру и отвечает по правилам конкретного участка — про доплаты за вредность, перенос отпуска и справки. Из 1 600 обращений в месяц до кадровика доходит около 450.

Розничные сети →

Сеть из 90 магазинов, 1 800 продавцов, текучка выше 50% в год. Больше половины вопросов — про графики, подмены, оплату переработки и расчёт при увольнении, причём правила отличаются по юрлицам и регионам. Ассистент отвечает по документам нужного юрлица; поток звонков и писем в кадровую службу упал примерно на 65%.

Склады и фулфилмент →

Фулфилмент на 800 человек с постоянным набором и подработкой: пик обращений — справки для банка и вопросы про оплату сверхурочных. Раньше справки принимались в одно окно с 9 до 12, около 260 заявок в месяц; теперь заявка уходит в 1С:ЗУП прямо из чата, а сотрудник получает подписанный файл в тот же день.

Транспорт и логистика →

600 водителей в междугородних рейсах: вопрос про отпуск или справку решался только по возвращении на базу, то есть с задержкой в неделю-полторы. Ассистент в мессенджере показывает остаток отпуска из ЗУП и принимает заявление — около 240 обращений в месяц закрываются без визита в офис.

Контакт-центры и BPO →

Площадка на 900 операторов, график 2/2, высокая текучка. Вопросы про смены, отпуска и ДМС шли через супервизора и отнимали до 20 минут оплаченного времени за смену. Ассистент отвечает в том же рабочем чате за минуту, а супервизоры вернулись к контролю качества вместо роли передаточного звена.

Вопросы владельцев

Что обычно спрашивают

Ассистент ответит неверно — например, про количество дней отпуска. Кто за это отвечает?

Отвечает компания, поэтому мы строим систему так, чтобы ошибка была видна и проверяема. Ответ всегда даётся со ссылкой на документ и пункт, личные цифры берутся напрямую из кадровой системы, а не пересказываются. Там, где документы не дают однозначного основания, ассистент обязан отказаться и позвать кадровика. Каждый диалог хранится, поэтому спорный случай разбирается по факту, а не по памяти участников. На пилоте мы отдельно замеряем долю корректных отказов — она для нас такой же показатель качества, как доля верных ответов.

У нас регламенты в файлах, часть противоречит друг другу, часть не обновлялась три года. С этим можно работать?

Так почти всегда и бывает — этап приведения документов в порядок заложен во внедрение отдельно. Мы собираем действующие редакции, фиксируем владельца каждого документа и составляем список противоречий. Решение по каждому противоречию принимает ваш HR письменно, до запуска. Это не наша прихоть: ассистент, обученный на двух взаимоисключающих положениях, будет уверенно давать оба ответа по очереди.

Сотрудник не увидит чужую зарплату или персональные данные коллег?

Нет. Ассистент читает данные строго того сотрудника, который прошёл опознание в канале, — ограничение стоит на уровне прав доступа к кадровой системе, а не на уровне формулировок в промпте. Ответы по регламентам дополнительно фильтруются по юрлицу и категории персонала. Все обращения к персональным данным пишутся в журнал: кто, когда и что запрашивал. При жёстких требованиях безопасности разворачиваем языковую модель в вашем контуре, и данные не покидают периметр.

Придётся покупать новую HRM или переходить на КЭДО?

Нет. Мы работаем поверх того, что у вас уже стоит: 1С:ЗУП, БОСС-Кадровик, корпоративный портал, привычный мессенджер. Если КЭДО нет, ассистент доводит заявку до готового документа, а подписание остаётся в текущем виде; когда КЭДО появится — подключим подписание отдельным шагом. Лицензии чужих систем мы не перепродаём и на них не зарабатываем.

У нас цех и склад, половина людей без корпоративной почты. Они вообще будут этим пользоваться?

Именно у таких компаний эффект самый заметный, потому что альтернатива — идти в отдел кадров в свою смену. Канал выбираем по реальным привычкам: чаще всего это Telegram с опознанием по табельному номеру, иногда внутренний мессенджер или терминал на проходной. По опыту рынка ключевой фактор не приложение, а первый успешный опыт: человек один раз получает справку за день вместо трёх и дальше пишет туда сам.

Вы работаете удалённо — как это выглядит на практике?

Полностью удалённо и только там, где задача решается кодом поверх ваших систем. Доступы получаем вместе с вашим администратором по вашим правилам, встречи ведём по видеосвязи, разбор диалогов и обновления показываем на общем экране. Если для проекта нужно железо — терминалы на проходной, инфоматы в цехе — мы пишем спецификацию, а поставляет и монтирует ваш подрядчик.

говорим честно

Когда это решение не окупится

меньше примерно 200 сотрудников: поток типовых обращений слишком мал, дешевле собрать нормальный раздел вопросов и ответов на портале и дожить с ним до роста
регламенты не написаны или их некому утвердить: ассистенту не на что опираться, и проект превратится в написание кадровой политики с нуля — это отдельная работа и не наша
кадровый учёт ведётся в таблицах, без 1С:ЗУП или HRM с доступом к данным: персональные ответы про остаток отпуска и стаж брать неоткуда, останутся только общие правила
ожидание, что ассистент заменит кадровую службу: 25–30% обращений — спорные, конфликтные и нетиповые — должны уходить людям, и это правильно
задача на самом деле про подбор, а не про поддержку своих сотрудников: там нужен другой инструмент — работа с откликами и кандидатами, а не ответы по внутренним документам

Если на диагностике расчёт не сойдётся — мы предложим более простой вариант или честно скажем, что автоматизация вам пока не нужна. Это дешевле для всех, чем проект ради проекта.

часто внедряют вместе

HR и внутренние сервисы

Кадровый документооборот

Приказы, заявления, уведомления и допсоглашения собираются из данных 1С:ЗУП, идут по маршруту и подписываются в КЭДО. Кадровик перестаёт перепечатывать и бегать за подписями, а сроки Трудового кодекса сторожит система, а не память сотрудника.

от 180 000 ₽6–12 недель

HR и внутренние сервисы

Адаптация сотрудников

Персональный план новичка по дням: задачи, материалы, чек-поинты и ответы на вопросы. Руководитель и HR видят прогресс каждого в реальном времени, а буксующих — до того, как они напишут заявление.

от 180 000 ₽6–10 недель

Поддержка клиентов

Корпоративная база знаний

ИИ-поиск по регламентам, инструкциям и документам компании: сотрудник задаёт вопрос в привычном чате и получает ответ с точной цитатой и ссылкой на источник. Права доступа — по ролям: каждый видит только своё.

от 250 000 ₽5–10 недель

Первый шаг — диагностика

Посчитать «HR-ассистент» на ваших цифрах?

Пришлите объёмы и пару примеров — вернёмся с картой процесса, честным расчётом экономики и точной сметой. Если не сойдётся — так и скажем.

Пройти диагностику Как устроена работа

Голосовое описание задачи превращается в карту процесса и план внедрения

Можно голосом: запишите сообщение прямо в форме — расшифруем и разберём сами

NDA по запросу до передачи любых данных

Смета и план этапов — до договора, оплата только по принятым этапам

Ответ живого инженера, а не менеджера по продажам